滨州职业学院印章使用管理办法

发布者:袁庆辉发布时间:2020-06-12浏览次数:126


滨州职业学院印章使用管理办法

  滨职院党字〔200949


第一章  总则

第一条  为使我院印章管理规范化、制度化,保证学院各项工作的正常开展,维护印章使用的权威性、严肃性,避免因印章管理使用不当出现的各类经济、法律、行政问题,规范院内各类印章的管理和使用,制订本办法。

第二条  本办法所指印章包括中共滨州职业学院委员会公章,滨州职业学院公章、钢印,学院领导名章,中共滨州职业学院委员会办公室公章、滨州职业学院院长办公室公章,各部门(单位)公章,专用印章以及院内其他印章。各基层党组织印章管理事宜办法由组织人事部负责制定。

  

第二章印章的刻制和注销

第三条各部门(单位)印章的刻制由党委(院长)办公室统一负责审批。需刻制印章的部门须先交书面申请(包括机构成立的正式文件),报党委(院长)办公室审批,由党委(院长)办公室凭机构成立的正式文件及学院介绍信到公安机关指定的专门机构刻制。

部门不得擅自刻制公章,对违反规定自行刻制公章的单位,要追究部门主要负责人的责任。

第四条  印章经党委(院长)办公室留印模备案,并发文公布,方可生效使用

因机构变动停止使用的公章,应及时交回党委(院长)办公室并办理有关注销手续。

党委(院长)办公室收回废旧印章后要进行登记注销。对于重要部门或具有保存价值的印章要进行封存;对于一般部门或临时性部门印章,保存价值不大的印章应集中定期销毁;领导个人的手章,应该退还给本人;一般戳记,可以经党委(院长)办公室主任批准予以销毁。

销毁废旧印章,必须报请学院主要负责人批准,销毁时要有主管印章人员监销。所有销毁废旧印章均留印模保存,以备日后查考。

  

第三章印章的管理和使用

各级印章要专管专用。党委(院长)办公室负责管理中共滨州职业学院委员会公章,滨州职业学院公章、钢印,学院领导名章,中共滨州职业学院委员会办公室公章、滨州职业学院院长办公室公章以及学院认为应该由党委(院长)办公室管理的能直接代表学院名义的其他印章。各部门(单位)负责管理本单位印章以及学院授权使用的业务专用章。

各级印章应指定1原则性强的专人保管使用。专管人员因事外出,应将印章交本部门主要负责人管理。印章必须在院内使用,印章不能脱离印章管理人员的监督,任何人不得随身携带出外使用。任何人不得将印章擅自带离办公室。印章保管应锁于保密柜内,不得随意摆放。印章如有遗失,应及时向党委(院长)办公室及保卫部门报告,并查清原因和责任。

第七条  印章管理人员要认真负责,坚持原则,自觉遵守保密规定,严格照章办事。

第八条  各类印章的使用范围

(一)中共滨州职业学院委员会公章、滨州职业学院公章使用范围为:经院领导批准,以院党委、院行政名义制发的公文、信函、报表等;经院领导批准的各种证书(毕业证书、聘书、各种荣誉证书等);院级合同、协议书等;院领导或党委(院长)办公室主任批准,需加盖学院印章的文件、证件等;其他需加盖学院印章的材料。

(二)钢印用于加盖各类证书、证件原件照片及出国成绩证明的压印,不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志。

(三)院领导名章属于单位的公务章,代表学院领导人身份,是行使职务的标志,具有权威性。用于学生毕业证书、各种院级聘书;院领导明确指示使用其名章的文件、报表、信函、合同、协议书、证明等。

(四)中共滨州职业学院委员会办公室公章、滨州职业学院院长办公室公章的使用范围为:以党委(院长)办公室名义发出的公文、信函;与兄弟院校的往来函件;以党委(院长)办公室名义开出的介绍信、证明等。

(五)各部门(单位)的公章,主要用于向学院和院领导的请示、报告,学院内各单位联系工作。除简单的业务工作联系,其他情况不得对外。

(六)专用印章是学校各职能部门为履行自己的某项专门业务而使用的印章,印文除刊有单位的名称外,还刊有专门的用途。专用印章不能代表学院或单位的权力,只代表印章上刊明的使用范围。

建立用印登记制度。各种印章的使用,除正式发文和照例应办信函外,使用人应在登记薄上签字登记,登记项目包括用印时间、用印人、内容、份数、批准人、经办人以及留存材料等项。用印登记簿由印章管理人员负责。年度终了后,应将用印登记簿整理归档。

第十条  印章管理人员用印时应认真核对用印材料,明确用印内容和目的,确认符合用印手续后,方可盖印。不得随便委托他人代取、代用印章,如确因特殊原因需由其他工作人员代用印章,必须由印章管理人员在场监印。

第十一条  原则上不得在各类空白证书、证件、图表及其他材料上用印,因特殊原因需盖空白印章的,必须经学院或部门主要负责人书面批准,并标注份数逐一编号。用印后有关单位应指定专人严格管理,填写发出后要报印章管理部门备案,未用的要全部退回。

第十二条  用印后一般需要保存的材料有:

(一)一般信件要保留领导人签批的草稿。

(二)协议书、合同书应保留一份文本。

(三)各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书的样本,并逐一核实。

(四)没有留存材料的,要详细记载用印情况。

第十三条 凡有下列情况之一的,印章管理人员可拒绝用印。

(一)上报及下发的印件内容有误或批准权限不当;

(二)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的印件;

(三)未经主管部门领导审核及院领导签发批准的印件;

(四)非本院教职员工或与本院工作、业务无关的印件。

第十四条  印章管理人员盖章时要规范,盖印位置要恰当,印迹要端正、清晰;印章名称要与印件落款一致;代用印章要注明“代章”;不漏盖、不多盖。以学院名义发出的公文、公函必须加盖学院印章。

第十五条  使用印章的范围应与批准人的职权相适应。用印若出现不良后果,由批准人负责。

十六严禁各部门使用部门印章对外签订各类合同、协议。如果使用部门印章对外签订协议和合同,导致法律纠纷、经济损失和学院名誉损害,均要严肃追究签订人、用印人和部门主要负责人的责任。

十七使用本部门公章,须经部门领导批准部门的公章管理出现事故,要直接追究公章管理人和部门正职领导人的责任。

第十八条  凡需要学院盖章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报表、申批材料等,用印部门要指定专人负责,统一编号,分类登记,以备查询、存档。


第四章使用院级印章的各类程序和要求

第十凡以我院名义发出的各类正式公文的用印,按《滨州职业学院公文处理办法》执行。

十条以我院名义发出的新生录取通知书、工作证、毕业(结业、进修)证、聘任证书、准考证、学生证等各种证书,均须由有关职能部门造册,经部门主要负责人签字后派专人统一送党委(院长)办公室加盖滨州职业学院公章;并将名册1份交党委(院长)办公室留存备查和归档。需要个别办理时,须有职能部门的证明。

第二十一需开具学院证明、介绍信外出联系工作的院内各类人员,须凭所在部门的证明,方可开具院级证明、介绍信等。

二十二教职工因私需院开具证明材料加盖学院公章的,须凭有关部门的证明和主管部门负责人签字,送党委(院长)办公室审核办理。学院公章一律不准用于办理个人贷款事宜。

二十三非我院职工、有工作部门的我院教职工家属外出或其它事由,不属我院出具证明的范围。如有特殊情况需由我院出具证明并加盖印章的,须持有关部门的证明,送党委(院长)办公室审核办理。

二十四  赴香港、澳门、台湾或国外进行参观、访问、教学活动的教职工和在院学生,在办理港澳通行证或护照时,须经保卫部门审核。教职工须到组织人事部备案,然后经主管院领导签字后,方可到党委(院长)办公室加盖学院公章。

二十五条  办理法人委托证明书,必须经学院法人代表审核签字后,方可加盖学院公章。

二十六 对外签订协议、合同,须经党委(院长)办公室审定,并由主管院领导签字,院长批准后,方可用印。

二十七纵向课题的科技任务、合同书和横向课题合作协议须由科处按相关规定履行审批手续,经院长批准后,方可用印。

二十八 各职能部门以学院名义向院外有关部门报送的各类报表,部门负责人必须签字,并经主管院领导签署意见,院长批准后,由专人统一送党委(院长)办公室,方可用印。

第二十 办理各种报建手续须加盖学院公章的,必须经主管院领导签字,院长批准后,方可用印。

十条办理法人变更、年审等手续须盖公章的,须经党委(院长)办公室审批,院长批准后,方可用印。

三十一办理银行开户手续,须经财务处审核,主管院领导签字,院长批准后,方可用印。

三十二  院长名章是学院法定代表人的资格表示,凡对外使用院长名章,须经院长本人批示同意后,方可用印。

三十三教职工和学生的入党材料、向上级党委及相关党务部门上报和对外政审的材料,需加盖党委印章的,经学院党委书记签署意见后,方可用印。

三十四在使用院级印章时,如遇特殊情况,由党委(院长)办公室主任负责审批。

  

第五章  附则

三十五办法党委(院长)办公室负责解释。

三十六 本办法自公布之日起行。原《滨州职业学院印章使用管理办法》(滨职院党字〔200949号)同时废止。


  

20091231