滨州职业学院公文处理办法

发布者:袁庆辉发布时间:2020-06-11浏览次数:109

滨州职业学院公文处理办法

滨职院政字〔2009132


第一章    总则

  第一条  为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据上级有关规定,制定本实施办法。

 第二条  我院公文是院党委和院行政实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的方针、政策,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

第三条  公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

第四条  党委(院长)办公室是院党政公文处理的管理机构,主管并负责指导学院各级党政公文处理工作。

第五条  党委(院长)办公室要发扬密切联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,逐步改善办公手段,努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精,注重效用。

第六条  党委(院长)办公室配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当具备有关专业知识,有敬业、奉献精神,作风正派,恪尽职守。

第七条  公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由党委(院长)办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第八条  公文处理工作中,应严格执行国家保密法律法规和有关保密规定,确保国家秘密的安全。


第二章    公文的种类

第九条  我院公文种类主要有:

(一)决议  用于经会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定  用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)意见  用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知  用于适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(五)通报  用于表扬先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(六)报告  用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(七)请示  用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复  用于答复下级机关的请示。

(九)函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十)纪要  用于记载、传达会议主要精神和议定事项。


第三章   公文格式

第十条  学院党政公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。

 (一)标注密级的公文,密级与保密期限并排,中间以“★”隔开,党的公文标注在首页左上方,行政公文标注在首页右上方;“绝密”、“机密”级公文在首页左上方标明份号。

(二)标注密级的公文,如有具体保密期限应当明确标注;未标明保密期限的公文,其保密期限按照绝密级 30 年、机密级 20 年、秘密级 10 年认定。

(三)紧急公文,根据紧急程度,公文分别标明“特急”、 “加急”,标注在首页左上方。

(四)发文机关标识,应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文,主办机关排列在前。

(五)发文字号,包括发文机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。

(六)签发人,上行公文应当标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。

(七)标题,由发文机关名称、公文主题和文种组成,行政公文标题可以不含发文机关。标题中除规章制度名称加书名号外,一般不使用标点符号。

(八)主送机关,是指主要受理公文的机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。党的公文决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。

(九)正文,公文首页必须显示正文,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

(十)附件,一般应当与主页装订在一起,并在正文之后、成文日期之前注明附件名称。附件顺序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(十一)发文机关署名,应使用全称或者规范性简称。

(十二)成文日期,一般署会议通过或者领导人签发日期,特殊情况署印发日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位;一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

(十三)印章,公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

(十四)公文附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

(十五)抄送机关,指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。

(十六)印发机关名称和印制日期,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,后加“印发”二字。

(十七)公文用语应当遵守《中华人民共和国国家通用语言文字法》及有关规范,使用规范汉字。

第十一条  公文汉字从左至右横排。公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm

第十二条  公文中各部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。常用格式如下:

(一)页边与版心尺寸:上白边37mm,下白边35mm,左白边28mm,右白边26mm

(二)发文字号:3号仿宋体,居中;年份、序号用阿拉伯数码;年份应用全称,用六角括号“〔〕”括入,序号不编虚位,不加“第”字。

(三)公文标题:2号小标宋,居中。

(四)主送机关:标题下空一行,3号仿宋,左侧顶格。

(五)正文:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,3号仿宋,每面22行,每行28字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

(六)抄送:一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,抄送机关用“,”隔开,最后一个抄送机关名称后标句号。

第十三条  学院公文版头的主要形式及适用范围。

(一)《中共滨州职业学院委员会文件》适用于院党委职责范围内重大事项的决定、通知、报告、请示等。

(二)《滨州职业学院文件》适用于学院行政职责范围内重大事项的决定、通知、报告、请示等。

(三)《中共滨州职业学院委员会办公室文件》适用于转发党务方面的通知等事项;

(四)《滨州职业学院院长办公室文件》适用于转发政务方面的通知等事项。


第四章    行文规则

第十四条  行文应确有需要,注重实效,坚持少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。

第十五条  各种公文的行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

(一)中共滨州职业学院委员会、滨州职业学院可以向上级党政组织和下级党政组织行文。

(二)党委(院长)办公室根据党委和院长授权,可以向党总支、党支部和各部门(单位)行文。党委和行政其它部门不得发布指示性公文。

(三)滨州职业学院工会委员会,可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文。

(四)共青团滨州职业学院委员会,可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。

(五)院党委和院行政各业务部门之间一般不得互相行文,各单位不得越级行文。

第十六条  发文机关之间对有争议的问题未经协商一致,不得行文。如擅自行文,学院有权责令纠正或撤销。

第十七条  “请示”应当一事一文,言简意骇;一般只写一个主送单位,如需要同时报双重领导单位,应当用抄报形式,但不得同时抄送下级单位。“请示”不得直接送给领导者个人,严禁越级请示。

第十八条  “报告”中不得夹带请示事项。

第五章    发文办理

第十九条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十条 草拟公文应当做到:

(一)符合国家法律法规及其他有关规定。若提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日,不要把“20××年”简写成“××年”。

(六)应当使用国家法定计量单位。

(七)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第二十一条  重要公文在送领导人签发之前,应当由党委(院长)办公室审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规及有关规定,是否与有关部门协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。经审核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第二十二条  规章制度的起草、审核按《滨州职业学院规章制度管理办法》办理。

第二十三条  以党委、行政名义发出的公文分别由党委书记、院长签发;以党委(院长)办公室名义发出的公文由党委(院长)办公室主任签发。签发公文应当明确签署意见,并写上姓名和时间;若圈阅,视为同意。

 第二十四条  草拟、修改和签发公文,用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。

第二十五条  公文正式印制前,党委(院长)办公室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

第二十六条  所有公文均由主办单位负责校对,党委(院长)办公室印发。


第六章  收文办理

第二十七条  收文办理是指对收到公文的办理过程,一般包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等程序。

(一)签收  逐件清点,急件应当注明签收的具体时间。

(二)登记  逐项填写公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况。

(三)拟办  党委(院长)办公室对需要办理的公文提出办理意见,并提供必要的背景材料,送院领导批示。

(四)请办  党委(院长)办公室根据授权或有关规定将需要办理的公文注请院领导批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。

(五)分发  党委(院长)办公室根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导和部门。

(六)传阅  党委(院长)办公室按照一定的程序将公文送有关领导阅知或者批示。

(七)承办  主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级机关审批。

(八)催办  党委(院长)办公室对公文的承办情况进行督促检查,并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

第二十八条  需要办理的公文,党委(院长)办公室应及时提出拟办意见,送有关领导批示,或者送有关部门办理。紧急公文,应当提出办理时限。

第二十九条  各部门接到承办公文后,应当抓紧办理,不得延误、推诿。对领导批办的公文,要认真搞好催、查、办。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的,应当立即退回交办的部门并说明理由。

第三十条  凡需要有关部门会签的公文,承办部门要主动会签。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。

第三十一条  送领导批示或者交有关部门办理的公文,党委(院长)办公室要及时催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。

第三十二条  审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。


第七章  公文归档

第三十三条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》、上级相关文件及学院档案管理实施细则的规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。

第三十四条  公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,以便于保管和利用。

第三十五条  公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,视同正式文件妥善保管。

第三十六条  案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。


第八章  公文管理

第三十七条  公文由党委(院长)办公室专人负责收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十八条  公文应当发给组织,一般不发给个人。

第三十九条  上级党委和行政机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印的以外,分别经党委书记和院长批准或授权,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。各单位不得擅自翻印。密码电报不得翻印、复制。

第四十条  传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

第四十一条  没有归档和保存价值的公文,经过鉴定和主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,并由两人监销,保证不丢失,不漏销。

第四十二条  机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。


第九章    附则

第四十三条  电子公文是公文的重要形式,提倡采用电子公文,推行办公自动化。

第四十四条  本办法由党委(院长)办公室负责解释。

第四十五条  本办法自公布之日起执行。原《滨州职业学院公文处理办法》(滨职院政字〔2009132号)同时废止。


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